Asistente Administrativa y Coordinación de Proyectos (Vacante temporal por incapacidad)
General | México
Descripción de la Vacante
Asistente Administrativa y Coordinación de Proyectos (Vacante temporal) (Cobertura por incapacidad) Ubicación: Agencia Designarte Horario: Lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. Sueldo: $10,000 MXN mensuales libres Tipo de puesto: Temporal por cobertura de incapacidad Objetivo del puesto: Buscamos una persona organizada, responsable y con capacidad de seguimiento para brindar apoyo administrativo a dirección y al equipo operativo durante una cobertura temporal. La persona será responsable del control administrativo de oficina, manejo de presupuestos, coordinación con proveedores, seguimiento de pagos y facturación, así como apoyo en la operación de proyectos de marketing, publicidad BTL, producción audiovisual y atención a clientes. Actividades principales:Administración y asistencia a dirección Apoyo directo a dirección en tareas administrativas y seguimiento de pendientes.Manejo y control de presupuestos mensuales de oficina.Elaboración de reportes administrativos y financieros para dirección.Control de caja chica.Actualización semanal de pendientes, pagos y actividades administrativas.Seguimiento a solicitudes internas del equipo.Administración de gastos generales de oficina.Pago y seguimiento de servicios (luz, agua y gastos operativos).Gestión de insumos y surtido de materiales de limpieza.Coordinación de pagos a proveedores internos (ej. personal de limpieza).Apoyo en actividades internas de integración (cumpleaños, cooperaciones y organización interna).Facturación, pagos y control financiero Envío, recepción y seguimiento de facturas.Seguimiento a pagos pendientes de facturas.Apoyo en pagos administrativos de la empresa.Seguimiento y apoyo en pagos de clientes.Facturación mensual de clientes recurrentes.Gestión de pagos de honorarios y facturación mensual.Control de porcentajes y pagos correspondientes a proveedores.Administración y control de viáticos.Revisión, autorización y actualización de tickets y comprobantes.Asegurar que todos los gastos cuenten con respaldo y comprobación correcta.Coordinación con proveedores y clientes Búsqueda y seguimiento con proveedores.Solicitud de cotizaciones.Comparación y seguimiento de propuestas.Coordinación de entregas, pagos y facturación con proveedores.Ser intermediario entre clientes, proveedores y equipo interno.Dar seguimiento a acuerdos derivados de juntas con clientes.Asegurar la correcta ejecución de solicitudes y entregables.Apoyo en proyectos de publicidad y BTL Coordinación y seguimiento de proveedores para:Activaciones de marca.Material promocional.Impresión.Papelería.Espectaculares.Instalaciones de materiales publicitarios.Apoyo con envíos y entrega de materiales de publicidad.Seguimiento a instalaciones con clientes.Elaboración y seguimiento de planes de medios.Apoyo en presupuestos de campañas para clientes.Presentación y seguimiento de opciones con distintos proveedores.Envío mensual de evidencias y reportes a clientes.Apoyo en producción audiovisual Organización y logística de shootings.Agenda y programación de talento para videos.Seguimiento de necesidades de producción audiovisual.Coordinación de traslados y pedidos requeridos para producción.Apoyo operativo para asegurar que las producciones se ejecuten correctamente.Requisitos: Experiencia previa en administración, asistencia ejecutiva, coordinación de proyectos, compras o proveedores.Licenciatura trunca o concluida en Administración, Mercadotecnia, Comunicación, Gestión Empresarial, Contabilidad o áreas afines.Deseable experiencia en agencias de marketing, publicidad, eventos o producción.Experiencia solicitando cotizaciones y manejando presupuestos.Conocimientos básicos de facturación y control de gastos.Manejo de Excel y herramientas administrativas.Buena comunicación con clientes y proveedores.Licencia de manejo tipo A (deseable)Buscamos una persona: Muy organizada y con atención al detalle.Proactiva y resolutiva.Con excelente seguimiento.Responsable con manejo de dinero, presupuestos y comprobaciones.Con facilidad para comunicarse y coordinar diferentes áreas.Capaz de manejar varias actividades al mismo tiempo.Disponibilidad para cubrir posición temporal por incapacidad. Sueldo: $10,000.00 al mes Pregunta(s) de postulación: ¿Cuentas con licencia tipo A?¿Estas de acuerdo con el proceso de contratación temporal por incapacidad?Lugar de trabajo: Empleo presencial
Requisitos
- Experiencia en el área
- Trabajo en equipo
- Responsabilidad
Deseable
- Proactividad
- Comunicación asertiva